แนะนำการยื่นเอกสารที่สถานทูต

การรับรองเอกสารของสถานทูต (Legalization of Document)

คำแนะนำจากประสบการณ์ที่ได้ไปดำเนินเรื่องขอการรับรองเอกสารที่กรมการกงศุล (ถนนแจ้งวัฒนะ) มา ซึ่งอาจจะมีใครหลายๆ คนที่กำลังจะดำเนินเรื่องแบบนี้อยู่ ก็ลองมาทำความเข้าใจก่อน โดยบทความต่อไปนี้ จะบอกถึงรายละเอียดเฉพาะที่ไม่ได้ใช้บริการของบริษัทที่รับทำเรื่องให้นะครับ (หมายถึงไปยื่นด้วยตนเองนะครับ)

เอกสารที่นำไปยื่นรับรองที่สถานทูตต่างๆ นั้น จะต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์เอกสาร จากกรมการกงศุลก่อน จึงจะนำเอกสารไปยื่นยังสถานทูต (Legalization of Document) อีกรอบ ตามประเทศที่เราต้องการเดินทางไป

เอกสารที่จะยื่นต่อไปนี้ จะนำไปใช้ในกรณีที่ท่านต้องการจะเข้าพำนัก ณ ประเทศนั้นเป็นเวลานาน (มากกว่าวีซ่ากำหนดให้) เช่น ไปเรียนต่อ ไปทำงานหลายๆปี (ขอเวิอร์คเพอมิท) หรือ แต่งงานกับชาวต่างชาติ เป็นต้น

ขั้นตอน

1 เตรียมเอกสารให้ครบ

2 แปลเอกสารเป็นภาษาอังกฤษ

3 ยื่นเอกสารรับรองที่กงศุล (หลักสี่)

4 นำเอกสารที่รับรองแล้ว มายื่น ณ สถานทูตของประเทศที่เราจะเดินทาง

5 นำไปยื่นเรื่อง ณ สถานกงศุล ของประเทศที่เราเดินทางไปถึง

เอกสารทั่วไปที่คนส่วนมากไปขอการรับรอง ได้แก่

1 สูติบัตร หรือ ใบเกิด
2 ทะเบียนสมรส  (คร.๓)
3 ทะเบียนบันทึกการสมรส (คร.๒)
4 ใบเปลี่ยนชื่อ
5 ใบรับรองโสด
6 อื่นๆ

ข้อควรระวัง กรณีนำเอกสารไปเคลือบพลาสติกไว้ ต้องตรวจสอบว่า จะไปยื่นที่สถานฑูตประเทศใด  ซึ่งบางประเทศจะขอดูของจริงที่ไม่มีการเคลือบ แต่บางประเทศก็สามารถใช้เอกสารที่ถ่ายเอกสารก็ได้ หากท่านเคลือบพล่าสติกไปแล้ว วิธีแก้ไขปัญหานี้คือ

1.  ไปที่สำนักงานเขต/อำเภอ เพื่อขอคัดสำเนาเอกสารทั้งหมดที่เคลือบไว้ โดยข้อมูลการจดทะเบียนใดๆ หลังปี 2530 สามารถไปขอที่ เขต/อำเภอ ใดๆ ก็ได้ทั่วประเทศ

2.  การคัดสำเนาต้องตรวจสอบว่า ลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ (นายอำเภอ/ปลัดอำเภอ/นายทะเบียน) จะต้องมี ลายเซ็นต์ ที่ได้ส่งเข้าไปเก็บรับรองไว้ในสารระบบของกงศุลแล้ว หากไม่มีลายเซ็นต์ในสารระบบ จะต้องทำหนังสือ 

"ตัวอย่างลายเซ็นต์" และ "รับรองลายเซ็นต์" 

ของเจ้าหน้าที่คนดังกล่าวที่เซ็นต์รับรอง มาให้กงศุล เพื่อนำเข้าไปเก็บในฐานข้อมูล

              ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้นมักจะเจอตอนที่เราไปขอคัดสำเนา แต่เจ้าหน้าที่เซ็นต์รับรอง กลับกลายเป็นเจ้าหน้าที่รักษาการแทน ซึ่งมีคำนำหน้าว่า  "แทน" หรือ มีการเปลี่ยนแปลงคนเซ็นต์ 

             ปกติแล้ว ทางกรมการกงศุล จะมีการเก็บฐานข้อมูลลายเซ็นต์ของเจ้าหน้าที่แต่ละเขต แต่ละอำเภอ อยู่ในฐานระบบ เมื่อเราไปคัดสำเนา ควรแจ้งเจ้าหน้าที่ก่อนว่า จะนำเอกสารไปยื่นกงศุล และลายเซ็นต์ของเจ้าหน้าที่ได้ส่งไปกรมการกงศุลหรือไม่? หากยังไม่ยื่น ก็ต้องขอให้ทำหนังสือ ตัวอย่างลายเซ็นต์ ไปพร้อมกันเลยจะได้ไม่เสียเวลา ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น   

สรุปก็คือ ลายเซ็นต์ของเจ้าหน้าที่จากอำเภอ จะต้องได้รับการรับรองจากกงศุลก่อน
(เขตหลักสี่ จะมีลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ ที่ลงทะเบียนไว้ในสารระบบของกงศุลครบทุกคน)

**** สำหรับท่านที่นำเอกสารสำคัญไปเคลือบพลาสติกไว้ อาจจะได้รับความยุ่งยากตามมาทีหลัง วันใดวันหนึ่งที่ท่านต้องมาดำเนินการเรื่องต่างประเทศ 

        ถ้ากลัวว่าเอกสารจะฉีกขาดเสียหาย แนะนำ ให้เก็บไว้ในซองพลาสติก แทนการเคลือบ


การแปลเอกสาร

ปัญหาใหญ่ที่จะเจอเมื่อนำเอกสารไปแปล จาก ภาษาไทย เป็น ภาษาอังกฤษ (ซึ่งไม่ใช่ภาษาที่เราใช้ประจำ) ทำให้เกิดความรู้สึกว่า ทำไมไม่ผ่านสักที...บางที มันก็เป็นเรื่องของเจ้าหน้าที่ที่ตรวจเอกสารด้วย มักจะให้ผ่านยาก เพราะไม่ตรงตามแบบฟอร์ม หรืออะไรก็แล้วแต่...แต่เพื่อความรวดเร็วในการที่จะให้เอกสารผ่านไปได้ด้วยดี จึงขอแนะนำการแปลเอกสาร ดังนี้

- เลือกใช้บริการแปลเอกสารกับคนที่อยู่ในกงศุลจะดีกว่า (มีเยอะพอสมควร) ยิ่งถ้าคนแปลรู้จักกับเจ้าหน้าที่ในนั้นก็จะผ่านได้เร็วมาก ค่าแปลเอกสาร ขึ้นอยู่คนแปลจะคิดราคา ส่วนมากจะคิด หน้าละ 1000-1500 บาท ไม่เกินนี้

- การแปลด้วยตนเอง และรับรองด้วยตนเอง มักจะไม่ผ่าน ไม่แนะนำให้แปลเอง***

- การใช้บริการแปลกับบริษัทที่ให้บริการโดยตรง จะง่ายกว่า

ประสบการณ์ เอกสารของผมแปลจากบริษัทข้างนอก(ที่ไม่เคยยื่นกับกงศุล) เมื่อเอาไปยื่นจะไม่ผ่าน มีจุดที่ผิดอยู่หลายจุด ถ้าเป็นไปได้ ให้คนที่รับงานในกงศุล แปลให้ ซึ่งเขาจะชำนาญและคุ้นเคยกับเจ้าหน้าที่ในนั้นดี และให้คำแนะนำดีกว่า


การยื่นเอกสาร
1 เวลาในการยื่นมี 2 แบบ คือ เร่งด่วน 08:00-12:00 และ แบบปกติ 08:00-15:30น.
2 ค่าธรรมเนียมตราประทับ แบบด่วน 400 บาท แบบปกติ 200 บาท ต่อ 1 ตราประทับ
3 ถ้าเอกสารไม่มีแก้ไข แบบด่วนจะได้รับคืนตอน 14:00 น. แบบปกติจะได้คืนภายใน 2 วัน มารับเอง หรือส่งทางไปรษณีย์ (มีค่าส่ง)


คำแนะนำ
เวลายื่นเอกสาร ควรมาถึงสถานกงศุลแต่เช้า เพื่อขอรับคิว
การยื่นแบบด่วน (ก็ใช่ว่าจะได้ด่วน!) หากมีการแก้ไขข้อความก็จะใช้เวลานิดนึง เพียงแต่เราสามารถตามเอกสารได้ง่ายกว่าเดิม เพราะฉนั้นการที่ให้คนในกงศุลแปลและเดินเรื่องให้ เขาจะสามารถติดตามงานให้เราได้ง่ายกว่า

รับเอกสารเมื่อผ่านการรับรอง

เอกสารที่ได้รับกลับคืนมา ทุกใบจะมี 2 จุดที่ยืนยันและแสดงว่าเอกสารนั้นได้รับการรับรองจากกงศุลแล้ว คือ

1 พับหัวมุมบนของเอกสาร ด้วยการประทับตราครุฑและปิดผนึกด้วยพลาสติกใส

2 ด้านล่างตรงที่ว่างๆของเอกสาร ตราประทับจะมีการลง วันที่ออกเอกสาร/เลขที่/ลายมือผู้มีอำนาจ และตราครุฑของกระทรวงการต่างประเทศ พร้อมผนึกด้วยพลาสติกใส

3 เอกสารที่ผ่านกรมการกงศุลรับรอง มีอายุใช้งาน 6 เดือน นับจากวันที่ออก

การยื่นเอกสารใดๆ ที่เจ้าตัวไม่มายื่นด้วยตนเอง ต้องมีหนังสือมอบอำนาจ (ติดอากร) สำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบอำนาจและเซ็นต์รับรองสำเนา พร้อมบัตรประชาชนตัวจริงของผู้รับมอบอำนาจ
กรณียื่นที่สถานทูต ต้องใช้หนังสือมอบอำนาจภาษาอังกฤษ และ สำเนาพลาสปอร์ต ของผู้มอบอำนาจ พร้อมรับรองสำเนา และบัตรประชาชนตัวจริงของผู้รับมอบอำนาจ


เมื่อได้เอกสารที่รับรองมาแล้ว 

ให้ดำเนินการยื่นที่สถานทูตของประเทศที่เราจะเดินทางไป

1. ตรวจสอบสถานที่ตั้งของสถานทูต เพื่อการเดินทาง เวลาเปิด/ปิด กี่โมง โทรสอบถามก่อนก็ได้

2. ตรวจสอบค่าใช้จ่ายในการรับรองเอกสารก่อน เช่น

         - ค่าตราประทับ  จะนับตามจำนวนตราประทับ ค่าใช้จ่ายควรตรวจสอบก่อนไปยื่น 
         - บางสถานทูตไม่รับเงินสด ต้องใช้บัตรเงินสด หรือบัตรเครดิตแทน

ตัวอย่าง ไปยื่นที่สถานทูตฟินแลนด์ เขาคิด 30 ยูโร ต่อ 1 ตราประทับ
วันที่ไปยื่น มีจำนวน 8 ตราประทับ = 30 x 8 = 240 x 38(อัตราแลกเปลี่ยนตอนนั้น 1U : 38B) ต้องโอนเงินไป จำนวน 9,120 บาท

3. สถานทูตบางประเทศ อาจจะต้องทำการนัดหมายก่อน เช่น จะต้องส่งไปอีเมล์นัด หรือลงทะเบียนผ่านเว็บไซด์ของสถานทูต

4. เดินทางไปยังสถานทูตให้ตรงเวลานัดหมาย แต่งกายให้สุภาพ เอกสารต่างๆ เตรียมให้ครบ รวมถึงเงินค่าธรรมเนียมต่างๆ ต้องเตรียมไปด้วย

5. เมื่อไปถึง จะต้องปฏิบัติตามกฏระเบียบของสถานทูตอย่างเคร่งครัด เพราะเสมือนว่าการเข้าสถานทูต ก็คือเข้าประเทศของเขา

หวังว่าคงได้รับประโยชน์ไม่มากก็น้อย
สำหรับท่านที่คิดว่ายุ่งยาก ก็ลองใช้บริการจากบริษัทที่เขาดำเนินการให้ก็จะสะดวกดีเช่นกัน

ขอบคุณที่เข้ามาอ่าน

Clear desk Clear screen policy

การจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย "Clear Desk Clear Screen Policy"

เป็นกิจกรรมที่ช่วยส่งเสริมให้ ISMS มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น  โดยกำหนดให้พนักงานในองค์กรทุกคนปฏิบัติตาม เช่น ก่อนไปทานอาหารกลางวัน และหลังเลิกงานตอนเย็น


- คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานจะต้องตั้ง screen saver ที่มีรหัสผ่านเพื่อป้องกันการใช้ หรือมีมาตรการอื่นๆ ควบคุม เช่น การสแกนนิ้วมือ เป็นต้น โดยให้เริ่มล็อคหน้าจอเมื่อไม่ได้ใช้งานคอมพิวเตอร์นานเกิน 15 นาที

- เมื่อไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน ต้องกดล็อคหน้าจอทันที ก่อนออกไปจากโต๊ะ

- ควรจัดเก็บเอกสารข้อมูลที่สำคัญของบริษัทไว้ในที่มิดชิด รวมถึงสื่อบันทึกข้อมูลควรมีการเข้ารหัสป้องกัน โดยเอกสารและสื่อที่เก็บข้อมูลควรเก็บไว้ในที่มิดชิด หรือใส่ตู้ที่มีกุญแจล็อค

- พนักงานทุกคน จะต้องไม่วางเอกสารสำคัญไว้บนโต๊ะทำงานเมื่อไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน (เช่นเอกสารทางการเงิน,รายชื่อลูกค้า เป็นต้น) และจะต้องจัดเก็บโต๊ะให้เรียบร้อยก่อนเลิกงาน

- จะต้องไม่ติด user name/password  ไว้ที่หน้าจอ

- ตรวจสอบทุกครั้งว่าไม่มีเอกสารใดๆ ค้างอยู่ที่เครื่องถ่ายเอกสาร หรือเครื่องส่งแฟกซ์ หลังจากถ่ายสำเนาหรือส่งแฟกซ์เสร็จแล้ว

- ไม่มีเอกสารสำคัญ หรือ เอกสารลับ ค้างไว้ที่เครื่องถ่ายสำเนา หรือ เครื่องส่งแฟกซ์ 

- โทรศัพท์มือถือ(ที่เป็นของบริษัท) ควรตั้งรหัสผ่านหน้าจอ

- อุปกรณ์ที่สำคัญอื่นๆ เช่น USB thump drive/External HDD/ etc. ไม่ควรวางทิ้งไว้บนโต๊ะ

- กรณีใช้ notebook หลังเลิกงาน ควรเก็บไว้ในลิ้นชัก ถ้าไม่เก็บ ให้พับหน้าจอและมีสายล็อคเครื่องไว้

 
- บัตรพนักงาน ต้องติดตัวไว้ตลอด

ลองเอานโยบายนี้ไปใช้ดูนะครับ โดยปรับใช้กับกิจกรรมที่มีอยู่ เช่น การตรวจ 5ส ประจำเดือน ก็ให้เพิ่มนโยบายนี้เข้าใน Check list ด้วย  หรือตั้งเวรประจำวัน ให้แต่ละคนตรวจโต๊ะทำงานหลังเลิกงานทุกวัน และจดบันทึกด้วยว่าพนักงานคนใหนไม่ทำตามนโยบาย

กิจกรรมนี้จะอยู่ใน ISMS ข้อที่ 7 การควบคุมการเข้าถึง (Access Control) หัวข้อย่อย "ความรับผิดชอบของผู้ใช้งาน" (User responsibilities)

ขอบคุณที่เข้ามาอ่านครับ